Als organisator van een tentfeest komt er vaak behoorlijk veel op je af. Dit is zeker het geval als je het feest voor de eerste keer organiseert. Om te voorkomen dat je dingen over het hoofd ziet, lichten we hier 10 zaken uit die je moet regelen voor een tentfeest!
10 punten die je moet regelen voor een tentfeest
1. Vergunning
Wil je een tentfeest organiseren? Dan kan het zijn dat je hier een vergunning voor nodig hebt. Zoek dit altijd eerst uit voor je begint met de voorbereidingen. Veel moeite hoef je hier overigens niet voor te doen, want de gemeente kan je het antwoord geven.
2. Locatie
Het tentfeest kan doorgaan zodra de vergunning binnen is. De kans bestaat dat je inmiddels ook al een locatie gevonden hebt. Bij de vergunningaanvraag moet je immers doorgeven waar het evenement plaatsvindt. Is dit niet het geval? Ga dan snel op zoek naar een geschikte plek.
3. Tent
Voor een tentfeest heb je logischerwijs ook een tent nodig. Hoe groot deze moet zijn, hangt af van het aantal mensen dat je verwacht. Wacht in ieder geval niet te lang met het huren van een tent. Tentverhuurbedrijven hebben hun tenten vaak al ver van tevoren verhuurd.
4. Inrichting
Heb je een tent gereserveerd? Denk dan ook alvast na over de inrichting. Waar moet het podium komen en wat is een logische plek voor de bar? Vergeet bovendien niet om tafels en stoelen te regelen als je de tent hiermee in wilt richten.
5. Stroom
In een tent is stroom nodig. Daarom is een goede stroomvoorziening onmisbaar. Reken van tevoren uit hoeveel stroom je verwacht nodig te hebben en kijk of de capaciteit groot genoeg is. Is dit niet het geval? Huur dan een aggregaat.
Meer punten voor het organiseren van een tentfeest
6. Consumptiemunten
De omzet van een tentfeest komt grotendeels uit de verkoop van eten en drinken. Om ervoor te zorgen dat iedereen makkelijk en snel kan betalen, zijn consumptiemunten onmisbaar. Zorg dat je genoeg munten hebt, want je loopt geld mis als je zonder komt te zitten.
7. Beveiliging en EHBO
Als organisator moet je ook beveiliging en EHBO regelen. Zorg dat zij hun eigen plek hebben. Huur bijvoorbeeld een afsluitbare unit. In het geval van meerdere units maak je gebruik van sleutellabels, zodat je weet welke sleutel bij welke unit hoort.
8. Toiletten
Bezoekers van een tentfeest moeten vroeg of laat naar de wc. Denk daarom ook aan toiletten. Zijn er geen voorzieningen in de buurt? Huur dan mobiele toiletten. Vergeet niet om ook voldoende wc-papier in te slaan.
9. Garderobe
Bij een tentfeest mag een garderobe niet ontbreken. Je biedt bezoekers zo de kans om hun jas op te hangen. Als je hier zelf geen voorzieningen voor hebt, kun je een garderobe-unit huren. Deze bevat vaste kapstokken met labels voor ieder haakje.
10. Catering
Last but not least de catering. Bezoekers van een evenement willen namelijk niet alleen drinken, maar ook eten. Een divers aanbod heeft de voorkeur. Door kraampjes met verschillende etenswaren neer te zetten, kunnen je bezoekers zelf kiezen wat ze willen eten.
